公证认证对很多人来说是件陌生的事，尤其是第一次接触，再加上繁杂的流程和材料要求，难免让人手足无措。信息的不对称也让许多朋友在自行办理的过程中常常碰壁，而找代办服务时，又会担心遇到不靠谱的机构。
如果您正计划在上海办理公证认证，无论是亲自办理还是寻求代办帮助，提前了解相关知识都能让整个过程事半功倍。
本文将为您详细解析上海公证认证的具体流程和注意事项，帮助您理清思路，轻松上手。不论您是选择自己动手还是找人代办，都能避免踩坑、少走弯路。接下来，我们就从公证和认证的基础概念说起，一步步带您掌握关键信息。
Part 01 公证认证是什么？
公证认证是文件出国需要按照用文方的要求办理的手续，类似于公民出国要办理的签证。
公证和认证是两个不同的步骤：公证是证明公证书中所说的内容是真实、合法的；认证是证明上一个公证/认证步骤中的签名、印鉴属实，从而证明公证书是真实有效的。要办理认证必须先办妥公证。
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公证
公证是指公证机关依据自然人、法人或者其他组织的申请，依照公证法律、法规规定的法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动和过程。
用文方通常会明确要求办理哪些公证，例如“出生公证”“无犯罪记录证明公证”等，这是不同的“公证事项”，会在公证书中列明；不同的公证事项采用不同的格式。
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涉外公证
涉外公证是指在跨国办理的民事、商事等事务中，由公证机关对相关民事法律行为、有法律意义的事实和文书进行公证的行为。
简言之，涉外公证就是办理可以在国外使用的公证，其目的是确保公证过的文件在国际法律环境中的效力。
涉外公证需要出具中外文双语的公证书，并在具有涉外资质的公证处办理。
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认证
一般情况下，涉外公证书应按照有关驻华使领馆和文书使用国的要求办理认证，即领事认证（单认证/双认证，见下）或附加证明书（海牙认证），以此证明相应的文书真实有效。
文书送非《海牙公约》缔约国使用，应办理领事认证；送《海牙公约》缔约国使用，应办理附加证明书。
认证过程不对文书的内容予以证明。
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单认证
单认证仅由外交部领事司/地方外事办办理，证明公证书上的公证处印章和公证员签名（印章）是真实的。
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双认证
双认证是先由外交部领事司认证公证书上的公证处印章和公证员签名属实，再由驻华使领馆认证上面的外交部领事司的领事官员签名属实。
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海牙认证
从2023年11月7号开始，海牙公约已经正式在我国内地正式生效，送往《海牙公约》缔约国（印度除外）使用的文书不再办理领事认证，应办理附加证明书（海牙认证）。
附加证明书可证明公证书上的签名、签署人的公证员身份以及公证机构的印鉴属实，由外交部及外交部委托的相关地方人民政府外事部门签发。附加证明书与领事认证书功能等同，而且可以在《海牙公约》缔约国通用。
Part 02 不同国家的公证认证要求
不同国家以及用文方对于所使用的文书有不同的公证认证要求，以下是办理公证认证前需要明确的几个问题：
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公证事项
也就是需要办理的何种公证。尤其需要明确的是实体公证（例如“出生公证”）和非实体公证（例如“无犯罪记录证明公证”）。
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公证书语种要求
大部分国家都接受中英双语的公证书，但个别国家有特殊要求。例如，德国要求驾照翻译件必须为德语，其他公证书接受英文；俄罗斯要求公证书译文全文须用俄语译文，包括名字等等。
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是否办理双号公证
公证书用于美国、韩国、奥地利、俄罗斯、哈萨克斯坦等国时，需要在原公证事项的基础上同时加做译文与原文相符公证，也就是双号公证。
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公证书的份数
有些国家的使领馆在办理认证时需要一份公证书的复印件，如阿富汗、埃及、古巴、老挝、孟加拉、缅甸、伊朗、越南等等。
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认证要求
通常情况下，送国外使用的涉外公证书需要双认证或附加证明书（海牙认证）择一办理。
在文书使用国只要求对涉外文书办理单认证的情况下，才可只办理中国外交部或其授权的地方外办的领事认证，不办理外国驻华使领馆的领事认证。
有些情况下，文书出国无需办理认证：发往英国、美国、加拿大、澳洲、新加坡、新西兰、日本、缅甸等使用的部分文书，通常只办理公证件即可。
文书是否需要认证以及认证的种类不仅决定于使用国，还与文书类型以及收文机构的具体要求有关。
总之，在办理公证认证前，应明确：
- 需要办理何种公证，即公证事项；
- 公证书外文译本的语种要求；
- 是否需要做双号公证；
- 所需公证书的份数；
- 是否需要认证以及办理何种认证。
Part 03 上海公证认证办理步骤
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办理涉外公证
涉外公证书可在具有涉外公证资质的上海公证机构办理。
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办理双认证或海牙认证（附加证明书）
1）双认证步骤如下：
① 外交部认证：已办好的公证书送交外交部领事司进行认证。在上海，上海外办可受理本省范围内涉外公证书的外交部领事认证申请。
② 外国驻华使领馆认证：外交部认证过的公证书送外国驻华使领馆办理认证。
2）海牙认证步骤如下：
附加证明书需向外交部或其委托的地方外办申办，无需送往《海牙公约》缔约国的驻华使领馆。上海外办可受理本省范围内涉外公证书的附加证明书办理申请。
Part 04 上海公证认证的材料准备
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办理公证需要提交的材料
1）若申请人为自然人，办理公证需要提供的材料包括：
- 申请人身份证件；
- 公证事项证明材料；
- 需要公证的文书；
- 公证机构认为需要提供的其他材料。
2）若申请人为法人，办理公证需要提供的材料包括：
- 法人的证照或文书原件；
- 法定代表人或负责人身份证复印件并加盖公章；
- 办理公证的授权委托书或介绍信（加盖公章）；
- 公证机构认为需要提供的其他材料。
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办理外交部领事认证需要提交的材料
- 申办领事认证的有效文书原件;
- 企业申办商事类文书的领事认证，应提供单位介绍信原件;
- 外交部或其委托的地方外办认为需要提交的其他材料。
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办理驻华使领馆认证的材料要求
办理外国驻华使领馆领事认证相关要求因国家而异，见“外国驻华使馆（代表处）领事认证/附加证明书规定汇总”，各国的规定在中国领事服务网不定期更新。
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办理附加证明书提交的材料
- 申办附加证明书的有效文书原件；
- 企业申办商事类文书的附加证明书，应提供单位介绍信原件；
- 外交部或其委托的地方外办认为需要提交的其他材料。
Part 05 常见的涉外公证事项
公证事项共分为3类、35式，出国时需要办理的常见涉外公证事项如下。
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民事法律行为类
委托公证、声明公证、公司章程公证等。
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有法律意义的事实类
出生公证、无犯罪记录公证、亲属关系公证、已婚公证、未婚公证、曾用名公证等。
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有法律意义的文书类
毕业证公证、学位证公证、成绩单公证、身份证公证、护照公证、户口簿公证、营业执照公证、在读证明公证、驾驶证公证等。
Part 06 公证认证选择：自行办理vs委托代办
在了解公证认证的基本知识后，选择自行办理还是委托代办，取决于您的时间、精力和对流程的熟悉程度。适合自己的才是最优解。
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DIY
如果您选择亲力亲为，最大的优点是可以省下一笔代办费用。不过，您需要投入更多时间和精力来完成以下事项：咨询有关部门了解办理要求和流程，探索最优办理路径，以及追踪证明材料及公证书的取送或邮寄过程。
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公证认证代办
选择代办服务可以让您省去大量时间和麻烦。专业机构会为您处理以下环节：梳理并满足所有办理要求；避免因不熟悉流程而导致的试错；代为处理证明材料的提交和后续文件的取送。当然，这种便利需要支付一定的服务费用，同时您需要仔细评估代办机构的收费是否合理、服务是否可靠。
不难看出，如果您时间充裕、对办理流程有一定了解，或对复杂性问题有较强的应对能力，自行办理是个不错的选择。如果您时间有限、不熟悉流程，或者希望一站式解决问题，选择专业代办服务更为合适，尤其在对时间和准确性要求较高的情况下。
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如果您考虑选择代办公证认证，可添加顾问咨询服务详情。
公证所需材料无需提供原件，仅线上发送扫描件或照片即可。
公证书出件后即可邮寄到家。
